কিভাবে একটি প্রফেশনাল ইমেইল করবেন – পর্ব ১

0
1257

আগেকার দিনে আমরা চিঠি লিখে যোগাযোগ রক্ষা করতাম, আর এখন চিঠি লিখি ইলেক্ট্রনিক্যালি; যাকে আমরা বলে থাকি ইমেইল । ইমেইল বা ইলেক্ট্রনিক মেইল হল ডিজিটাল বার্তা যা কম্পিউটার নেটওয়ার্কের মাধ্যমে প্রেরণ করা হয়। বিশ শতকের ষাট- সত্তরের দশকে ইন্টেরনেট প্রোটোকল এর মধ্যমে আরপানেট এর জন্ম হয় (১৯৭১ সালে)। সেই সময়েই আমেরিকার প্রোগ্রামার রোমান্ড স্যামুয়েল টমলিসন ই-মেইল এর সূচনা করেন।

বিভিন্ন প্রয়োজনে আমরা মেইল আদান প্রদান করে থাকি দেশে এবং বিদেশে। বিভিন্ন কোম্পানি,গভর্নমেন্ট বা হায়ার স্টাডির ক্ষেত্রেও আমাদের মেইল করতে হয়।  তাই মেইল এর ব্যপারে আমাদের সচেতন থাকা উচিত। সেজন্যেই মেইল লিখা এবং কিভাবে আমরা মেইল করা জিনিসটিকে নিজেদের আয়ত্তের মধ্যে নিয়ে আসবো সেটা নিয়েই আজকের লেখা।

একটা ইমেইলের প্রধানত চারটি অংশ থাকে :

  1. Subject line

এটি ইমেইল এর খুবই গুরুত্বপূর্ণ একটা অংশ । আমরা যে ইমেইল গুলো পাঠাই, তার ৩৩% ইমেইল খোলা হবে কি হবেনা তা ডিসাইড করা হয় সাবজেক্ট লাইন দেখে । শুধু তাই নয় , আমাদের যে মেইলগুলো স্প্যাম এ যায়,তার ৭০% ই নির্ভর করে সাবজেক্ট লাইন এর উপর । সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ব্যাপারটি হলো, আমাদের পাঠানো ইমেইলগুলো যদি মোবাইলে চেক করা হয় তাহলে সেটা বিশাল সমস্যা ডেকে আনবে । কারণ মোবাইলে কিন্তু সাবজেক্ট লাইন এর ৪ – ৭ টা ওয়ার্ড দেখা যায় । তার মানে সাবজেক্ট লাইন ৪ থেকে ৭ টা ওয়ার্ড এর মধ্যে হওয়াটাই ভালো । আরেকটা লক্ষণীয় বিষয় হলো, সাবজেক্ট লাইনটিতে দুটি জিনিস ফোকাসড থাকতে হবে:

  • ইমেইলটা কি সম্পর্কে তা উল্লেখ থাকতে হবে
  • ইমেইলটা কেন ইম্পরট্যান্ট সেটাও উল্লেখ থাকতে হবে সাবজেক্ট লাইন এর মধ্যেই

তবে অবশ্যই এ দুইটি জিনিস ৪ থাকে ৭ টা ওয়ার্ড এর মধ্যেই হতে হবে ।

অর্থাৎ, সাবজেক্ট লাইনটি এমনভাবে তৈরী করা উচিত যাতে বোঝা যায় যে এটা খুব ইম্পরট্যান্ট একটা ইমেইল । কারণ রেসিপেন্ট যদি আপনার মেইলটি ইম্পরট্যান্টই মনে না করেন তাহলে তো মেইলটি খুলেই দেখবেননা, এর ফলশ্রুতিতে হয়তো আপনাকে হারাতে হবে কোনো এক বিশাল অপর্চুনিটি ।  অনেক সময় সাবজেক্ট লাইন এ কি লিখতে হবে সেটা নির্দিষ্ট করে দেয়াই থাকে, সেক্ষেত্রে অবশ্যই ওই নির্দিষ্ট সাবজেক্ট লাইনটিই দিতে হবে ।

  1. Salutation

স্যালুটেশন মানে হলো সম্বধোন করা বা শুভেচ্ছা জানানো । এটা ২ ধরণের হতে পারে- ১. ফর্মাল এবং ২. ইনফর্মাল .প্রফেশনাল অথবা বিজনেস কমিউনিকেশন এর ক্ষেত্রে ফর্মালিটি মেইনটেইন করেই সম্বোধন করা উচিত । যেমন-

Hello Mr Zaman,

Dear Mr Zaman,

Dear Sir or Mam,

এভাবে শুরু করা যেতে পারে । কখনোই Hi / Hey !!! এগুলো ব্যবহার করা যাবেনা । আর যদি ভুলবশত করেই ফেলেন, তাহলে আর কোনো বিকল্প পথ থাকার সম্ভাবনাই নেই; আপনি নিশ্চিত থাকতে পারেন যে আপনার অপর্চুনিটি মিস । তবে এখানেই শেষ নয়, ইমেইলের মেইন টেক্সট লিখার পর স্বাক্ষর এর আগে যে শব্দগুলি ব্যবহার করবেন –

Sincerely ,

Yours truly ,

Best regards ,

এতে আপনার মেইলটি প্রফেশনালও হলো এবং যাকে মেইল করছেন,তার প্রতি সম্মান প্রদর্শন করাও হলো ।

অন্যদিকে, খুব পরিচিত বা কাছের মানুষ বা বন্ধু-বান্ধবীদের ক্ষেত্রে ইনফরমালভাবে সম্বোধন করা যায় । যেমন-

Hi ! , Hello ! অথবা Hey ! কিংবা Dear বলে সম্বোধন করতে পারেন এবং স্বাক্ষর এর আগে Thanks , Best , Cheers  ইত্যাদি শব্দ ব্যবহার করা যায় । তবে অনেক কাছের কেউ হলেও কোন কর্পোরেট মানুষকে যেন আমরা তার উপযুক্ত মর্যাদা বুঝে মেইল করতে পারি, সেদিকে অবশ্যই খেয়াল রাখতে হবে ।

  1. Main body

একটি ফর্মাল বা প্রফেশনাল ইমেইলের মেইন বডিতে যে তিনটি জিনিস থাকা জরুরি –

  • Introduction: শুরুতেই খুব সংক্ষিপ্ত ও স্পষ্টভাবে নিজের সম্পর্কে কিছু লিখতে হবে,অর্থাৎ নিজের পরিচয়টা তুলে ধরতে হবে । যাতে রেসিপেন্ট প্রথমেই আপনার সম্পর্কে কিছু জানতে পারে,আপনার প্রোফাইল সম্পর্কে কিছুটা ধারণা পায় । এটা রেসিপেন্টের কাছে আপনাকে কিছুটা গুরুত্ববহ করে তুলবে । তাছাড়া শুরুতে নিজের পরিচয় দেয়াটা এক ধরণের বিনয়ও বলা যেতে পারে । তবে এই অংশটা খুব সংক্ষিপ্ত করার চেষ্টা করবেন । খুব ভালো হয় যদি আপনি একটা বাক্যের মধ্যেই আপনার পরিচয়টা সুস্পষ্টভাবে তুলে ধরতে পারেন ।

 

  • Matter in details: আপনি রেসিপেন্টকে কি উদ্দেশ্যে মেইল করছেন তা ৭ থেকে ৮ লাইনের মধ্যে বর্ণনা করুন । যেন প্রত্যেকটি লাইন অর্থপূর্ণ ও নির্ভুল হয় সেদিকে লক্ষ্য রাখবেন,অযথা কোনো কিছু লিখে মেইল এর মেইন টেক্সট বডিটা বড় করার কোনো প্রয়োজন নেই । বরং এতে রেসিপেন্ট বিরক্ত হতে পারে,ফলে আপনার প্রতি নেতিবাচক দৃষ্টিভঙ্গিও তৈরী হতে পারে ।  আপনার ইমেইল লেখার মূল উদ্দেশ্যটিই এই অংশে ব্যাক্ত করতে হবে । তাই এই অংশটি হতে হবে গুরুত্বপূর্ণ ও তত্থবহুল ।
  • Conclude: রেসিপেন্টের প্রতি কৃতজ্ঞতার কথা জানিয়ে খুব সংক্ষিপ্তভাবে এই অংশটি লিখতে হবে ।

মেইন বডিটা লেখার সময় ওয়ার্ড চয়েস এর বিষয়টা খুব সতর্কতার সাথে দেখা উচিত:যাকে বলা হয় ইমেইল এর টোন ।  কারণ এই টোনই একটা ইমেইলের পুরো রেসপন্স কে ধরে রাখে । খুব বেশি ফর্মাল বা খুব বেশি ফ্রেন্ডলি হওয়ার দরকার নেই । টোন সেট করার করার জন্য খুব বড় মেইল লেখার প্রয়োজন হয়না,এজন্য সুন্দর কিছু কীওয়ার্ড সিলেক্ট করতে হবে । অনেক সময় একটা ওয়ার্ড বা একটা সেন্টেন্সই পুরো ইমেইলকে রেসিপেন্ট এর কাছে ইতিবাচক করে তোলে ।

4. Signature

সুন্দরভাবে একটা প্রফেশনাল ইমেইল লিখার ক্ষেত্রে ইমেইল এর স্বাক্ষরটাও গুরুত্ব সহকারে দেখা উচিত । সধারনত আমরা মেইলের স্বাক্ষর এ শুধু নিজের নামটাই লিখে সেন্ট করে দেয় । অনেকে হয়তো জানেনইনা যে, ইমেইল এর স্বাক্ষর আলাদাভাবে সেভ করে রাখা যায় । কিভাবে?

 

এখানে গিয়ে আপনি আপনার স্বাক্ষর সেভ করে রাখতে পারেন । স্বাক্ষর সেভ করে রাখার ক্ষেত্রে –

আপনি আপনার Name , Designation , Contact address অথবা আপনার website এর লিংকও দিতে পারেন ।  এতে –

  • রেসিপেন্ট আপনার কন্টাক্ট ডিটেলস সহজে জানতে পারবে, পরবর্তীতে আপনার সাথে সহজে যোগাযোগও করতে পারবে ।
  • আপনাকে প্রতিটি ইমেইলের শেষে বারবার আপনার নাম লিখতে হবেনা, আবার আপনার সময়ও বাঁচবে ।

 

কিছুটা সময় নিয়ে যদি আমরা এই মেইল গুলি সাজিয়ে গুছিয়ে লিখতে পারি তাহলে এটা হয়ে উঠবে আমাদের এক অনন্য পরিচায়ক। যিনি মেইল গ্রহণ করবেন তিনি ও বুঝবেন আপনি তাকে অনেক বেশি মূল্যবান ব্যক্তি মনে করেই অনেক গুরুত্ব দিয়ে মেইলটি করেছেন। তাই অন্ততপক্ষে প্রফেশনাল ইমেইলগুলি খুব সতর্কতার সাথে লিখতে হবে ।

Facebook Comments